Outils et logiciels de gestion

Face à des tâches nombreuses : gestion des contrats, des factures, des calendriers d’entretien ou de restitution, traitement des amendes… et soumis à des impératifs de maîtrise des coûts, le gestionnaire de flotte peut difficilement se passer des logiciels et autres outils conçus pour l’accompagner au quotidien.

Pour les flottes les plus importantes, les orientations définies en interne en matière de gestion du parc, notamment sur les postes à optimiser : fiscalité, entretien, contrats… peuvent jouer un rôle déterminant dans le choix de l’outil. Certains éditeurs sont plus à même de configurer leur outil selon les attentes spécifiques du gestionnaire de flotte et de l’ensemble des acteurs de l’entreprise partie prenante dans la gestion du parc : comptabilité, postes décisionnaires…

À côté de ces outils pointus et pour les flottes les moins importantes, il est toujours possible de recourir aux outils de gestion proposés gratuitement par les prestataires : enseigne de loueurs, captives de constructeurs… Inconvénients : les fonctionnalités de ces outils ne sont pas aussi poussées que celles des logiciels spécialisés. Mais surtout, ils n’assurent le traitement des données que des véhicules du prestataire. Et lorsqu’ils proposent d’étendre ce traitement à d’autres véhicules que les leurs, le service devient payant. Quelques outils sont proposés en ligne gratuitement mais s’apparentent plus à des versions de démonstration : le nombre de véhicules géré est limité et les fonctionnalités les plus poussées ne sont accessibles que moyennant paiement.

Dans tous les cas, les éditeurs proposent désormais quasiment systématiquement leurs outils en ligne. Il convient donc d’effectuer des sauvegardes régulières des données de sa flotte et de s’assurer auprès de l’éditeur de les récupérer dans des formats réexploitables.

Enfin, les éditeurs de logiciels comme les loueurs proposent des services payants de gestion des amendes automatisés. La pertinence de ces outils doit être réévaluée régulièrement, compte tenu de l’évolution rapide des services de l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions (Antai) vers plus d’efficacité.