Outils et logiciels de gestion

Actif particulièrement complexe à appréhender dans sa globalité, le véhicule de fonction ou de service nécessite une expertise spécifique dès que la flotte atteint une certaine taille. Parallèlement aux compétences humaines, la gestion d’une flotte demande des outils informatiques dédiés. Développés spécifiquement pour le pilotage d’un parc, les progiciels embrassent l’ensemble des lignes budgétaires. Exhaustifs, ces outils digitaux accompagnent les gestionnaires au quotidien et ce, pour obtenir un état du parc à l’instant T ou encore pour établir des projections à plus ou moins long terme. De nombreuses entreprises continuent de gérer leurs véhicules avec un simple tableur et demeurent dans l’incapacité d’obtenir des historiques complets et de tracer des perspectives quand la quantité de données augmente.
Non seulement les outils digitaux des spécialistes offrent la possibilité d’établir des budgets prévisionnels précis, mais ils intègrent tous les postes de dépenses du TCO là où les généralistes prennent en compte uniquement les grandes masses.

L’avantage des outils et logiciels de gestion réside également dans leur capacité à communiquer avec les différents prestataires de la flotte. Les factures s’intègrent automatiquement au système pour un reporting instantané. Les outils digitaux peuvent également échanger avec les boîtiers embarqués sur les véhicules à travers des interfaces développés avec les constructeurs automobiles et/ou les spécialistes de la télématique. Carburant, stationnement, télépéage, pneumatiques, réparations, entretien, assurance, financement, vitrage, fiscalité, traitement automatisé des amendes, toutes les dépenses nourrissent l’outil choisi pour des analyses et des projections d’autant plus précises qu’elles sont alimentées par des données incontestables. A partir des informations recueillies, l’entreprise est capable d’évaluer le potentiel d’électrification de la flotte. Autre fonctionnalité, à partir d’alertes programmées par ses propres soins, le gestionnaire de flotte peut anticiper les utilisations et les fonctionnements problématiques et augmenter l’efficacité de son contrôle. Dans tous les domaines de compétences, choisir un logiciel adapté à ses pratiques renforce le potentiel d’optimisation. Dans la gestion de flotte comme dans d’autres métiers, les bons outils font les bons professionnels.

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